INSTRUCCIONES INVENT. 2019

INDICACIONES PARA EL INVENTARIO FISICO AF 2019

PASO 1:

BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN USO DEL PERSONAL, PERO EL USUARIO INDICA QUE YA SE ENCUENTRA DE BAJA.

RSP.:

1.     Solicitar la Resolución de Baja

2.     Si cuenta con la RB, no se registra, sin embargo, se sacará una fotocopia para adjuntarlo al informe de novedades.

3.     Si no cuenta con RB, se registra en el formato adicional, adjunto imágenes y detalles del bien.

CASO 2:

DECLARACION JURADA

-         Solo para los bienes que el usuario final indique que es de su propiedad.

-         El inventariador debe dejar una copia de la DJ al usuario final.

CASO 3:

LEVANTAR INFOMACION CUANDO EL USUARIO ESTE PRESENTE

-         Si el usuario debe retirarse en el proceso del levantamiento de información, el equipo encargado deberá haacer presente al usuario que no podrán continuar con la labor, hasta su retorno.

BIENES QUE ESTAN EN AREA COMUN

-         Los bienes que se encuentran en área común deben registrarse en un formato aparte de los bienes registrados al jefe de la sección.

-         Colocar en el campo OBSERVACIONES si se encuentra en AREA COMUN.

-         Al detectar los ambientes, y los bienes que se encuentran en uso común, el equipo que realiza el inventario deberá informar al jefe de los bienes encontrados en el AREA COMUN y realizar la consulta a la Jefatura si se hará responsable de los bienes y firmara el formato o a quien designará para que se coloque en el FORMATO y solicite la rúbrica.

REGISTRO DE LOS BIENES ASIGNADOS A LOCADORES

-         Los bienes que se encuentran en uso por personal LOCADOR, se deben registrar los bienes que corresponden a cada usuario por hoja, para que posteriormente lo firme el jefe directo del personal LOCADOR.

-         El nombre completo del LOCADOR y su DNI debe colocarse en el campo OBSERVACIONES.

REGISTRO DEL NOMBRE DE LAS DEPENDENCIAS A INVENTARIAR:

-         El organigrama, lo brinda el supervisor según la dependencia que el equipo va a inventariar.

-         El personal que realizara el inventario debe verificar con el coordinador, las SIGLAS con las que llenaran el formato físico.

-          FORMATO FISICO –  Registrar el nombre el SIGLAS (DIRECCION – DIVISION – DEPARTAMENTO/DEPENDENCIA – AREA/SECCION – OFICINA)

-         FORMATO DIGITA - Registrar los nombres completos.

ESTANDARIZACION DE LAS MEDIDAS:

-         Se tomarán las medidas respetando el orden:

LARGO x ANCHO x  ALTURA

Ejem:  1,20 m   x  50 cm  x  95 cm 

-         En el caso de los monitores, televisores se debe colocar la pulgada en el ITEM  TIPO (el  de pulgada se puede encontrar en las características del monitor o televisor).

ESTANDARIZACION DE COLORES:

-         Negro, Plomo, Marrón, Caoba, Blanco, Beige.

-         Si se encuentra un mobiliario con más de 1 color, se deben ingresar los 2 colores que primen más.

Ejem: PLOMO/NEGRO

EQUIPO – IMPRESORAS

74084100 - IMPRESORA LASER

74222358 - EQUIPO MULTIFUNCIONAL COPIADORA IMPRESORA SCANNER Y/O FAX

-         En el caso de los equipos multifuncionales, colocar en el campo TIPO si INYECION DE TINTA, etc.

DESTRUCTURA DE DOCUMENTOS: CODIGO 74221655

MOBILIARIO

MODULO PARA COMPUTADORA

-         Los módulos para computadoras, son aquellos bienes que cuentan con compartimientos para colocar el teclado, CPU, etc.

-         En caso de los MODULO PARA COMPUTADORA EN FORMA DE L, se deberá colocar esta descripción en el campo TIPO.

MOBILIARIO – SILLAS:

-         Colocar en el campo TIPO si cuenta con CODERAS.

-         Si es una silla de OTRO MATERIAL, colocar en el campo TIPO si es de PLASTICO.

SILLA FIJA CON CODERAS                -                      SILLA FIJA

MOBILIARIOS – SILLA GIRATORIA / SILLON GIRATORIO

-         En el caso de las SILLAS GIRATORIAS, se debe colocar en el campo TIPO, si cuenta con CODERAS.

-         En el caso de los SILLLONES GIRATORIOS no se coloca si cuenta con coderas. Sin embargo, en TIPO se coloca si es Ejecutivo, Gerencial, etc.

SILLA GIRATORIA

SILLON GIRATORIO DE METAL

MOBILIARIOS – SOFA / SILLON FIJO

-         SILLON FIJO DE METAL

-         SILLON MODULAR

A diferencia de un sofá, su estructura puede dividirse. Se coloca en TIPO la cantidad de cuerpos.

         SOFA DE MADERA

-         En el caso de un sofá se considera a partir de 2 cuerpos. En TIPO se coloca la cantidad de cuerpos y las demás especificaciones que consideren pertinentes en el campo OBSERVACIONES.

-         

SOFA CAMA

En este caso puede convertirse en una cama.

SOFA DE METAL

En este caso por su estructura es estático.

MODULO DE MELAMINA

OBS. Se colocará en Tipo: Entretenimiento ya que tiene diferentes compartimientos (tv, equipo de sonido, blu ray)

ARMARIO DE MELAMINA

Se colocará en TIPO: 1 puerta/ 3 cajones

ETIQUETADO

Para la colocación de las etiquetas de identificación se procederá del modo siguiente:

Antes de pegar las etiquetas, se debe de limpiar el área de etiquetas antiguas, polvo, grasa para el pegado.

v  Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho parte superior. En caso de muebles adheridos a la pared o a otros que impidan su visualización, en el frente o cara interna del mueble donde sea posible su ubicación y fácil lectura. Las sillas, modulares, sillones o similares en la parte inferior del tablero del asiento.

v  Equipos: Alrededor de la placa del fabricante en donde sea posible ubicarla. En la superficie inferior del equipo o en su parte trasera. En caso de equipos pequeños como celulares en el compartimento de la batería.

v  Vehículos: Al interior de la guantera del vehículo o en la parte superior izquierda de la cabina del vehículo.

En caso de constatar bienes en proceso de reparación o mantenimiento, el equipo de trabajo solicitara la documentación que sustente su salida y serán considerados dentro del ambiente donde se encuentren asignados.

Si por el tamaño (como cámaras digitales) y/o forma del bien mueble (como castañuelas) no pudiesen etiquetarse, se etiquetarán los estuches, empaques o accesorios de bien mueble.

Los bienes muebles solo podrán contar, como máximo, con tres etiquetas de identificación, las del presente Proceso de Inventario y las de los dos procesos inmediatamente anteriores. Asimismo, podrán ser desglosadas aquellas etiquetas que no cumplan con lo anteriormente descrito.